Ibland ser man företag som använder en mailadress från outlook, hotmail eller liknande. Detta ger ett oprofessionellt intryck och dessutom riskerar dessa mail att oftare hamna i skräpposten. Det finns även vissa mailprogram som direkt sorterar alla mail från en hotmail-adress som skräppost.
Har företaget flera anställda eller olika avdelningar, kan man med fördel ge dessa olika mailadresser. Det förenklar för kunderna att komma till rätt person direkt, och man slipper vidarebefordra mail. Exempel på anpassade mailadresser:
faktura@exempelforetaget.se
support@exempelforetaget.se
butik@exempelforetaget.se
jonas@exempelforetaget.se
När mottagaren kan se direkt vem som är avsändare ökar chansen att meddelandet blir läst istället för att hamna längst ned i prioriteringslistan eller i värsta fall i skräpposten.
Det brukar alltid fungera bäst att skilja på e-postadresserna för jobb och privat användning. Man bör endast använda företagets domän till företagsrelaterade meddelanden för att minska risken för missförstånd.
Om man använder företagets e-postadresser när man skickar jobbrelaterade meddelanden stärker man samtidigt sitt varumärke. Man kan med fördel utforma en bra signatur med företagets logotyp och eventuellt annan information.